Списание продуктов является операцией, применяемой для приведения в соответствие учетных данных и фактического наличия продуктов на складе. Различия в учетных и фактических данных может возникать как в результате естественной убыли продуктов при их хранении (например, усушка, утруска, бой и т.д.), так и при выявлении недостач или излишков продуктов на складе в процессе проведения инвентаризаций. Также списание производится при обнаружении порчи продуктов или при истечении их сроков хранения.
Операции списания продуктов оформляются актами списания.
В программе Tillypad XL Manager акты списания позволяют не только уменьшать значения учетных объемов продуктов, но и увеличивать их. Поэтому акты списания могут использоваться для корректировки учетных объемов продуктов в случае установления их отличий в большую или меньшую сторону от фактического наличия продуктов в результате проведения инвентаризации. Если с помощью акта списания требуется уменьшить учетные остатки продуктов, то этим продуктам при включении в спецификацию акта списания присваивается тип «Расход». Если же требуется увеличить учетные остатки продуктов, то этим продуктам при включении в спецификацию акта списания присваивается тип «Приход». При оприходовании продуктов указывается их цена.
Акты списания позволяют списывать и оприходовать продукты, относящиеся ко всем классам продуктов.
В зависимости от стадии работы с документом каждый акт списания в данный момент времени имеет один из статусов:
«Не готов» – документ доступен для внесения изменений или для удаления. В таблице элементов такой документ отмечается значком
.
«Оформлен»
– документ временно недоступен для внесения изменений (кроме изменения его статуса) и удаления из списка, а также для проводки по складу. В таблице элементов такой документ отмечается значком
.
«Зарегистрирован»
– документ недоступен для внесения изменений (кроме изменения его статуса) и удаления из списка, но доступен для проводки по складу. В таблице элементов такой документ отмечается значком
.
Новый акт списания приобретает статус «Не готов». Документы со статусом «Не готов» могут быть просмотрены, отредактированы и удалены из списка. После присвоения статусу значений «Оформлен» или «Зарегистрирован» редактирование и удаление документа недоступно, возможен только его просмотр. Присвоение статуса «Зарегистрирован» делает акт списания доступным для обработки модулем складского учета.
Статус
«Удален» присваивается акту списания автоматически при его удалении из списка. В процессе обработки акта списания модулем складского учета этот акт отмечается в таблице элементов значком
.
Для каждого элемента спецификации акта списания указывается его тип операции, определяющий, как изменятся остатки этого продукта после проведения документа по складу. Элементы спецификации, относящиеся к типу
«Приход», отмечаются в таблице элементов значком
. А элементы спецификации, относящиеся к типу
«Расход» – значком
.
Остатки простого продукта после обработки акта списания модулем складского учета изменяются в зависимости от типа, к которому относится этот продукт:
«Приход» – остатки продукта увеличиваются на величину объема, указанного в спецификации,
«Расход» – остатки продукта уменьшаются на величину объема, указанного в спецификации.
Если продукт имеет рецепт приготовления и относится к типу «Расход», то необходимость включения в спецификацию акта списания его ингредиентов определяется в зависимости от выбранного значения режима рецепта этого составного продукта:
«По сервису продукта» – необходимость включения элементов рецепта составного продукта зависит от двух факторов:
относится ли этот продукт к какому либо сервису продуктов,
используется ли этот сервис продуктов на том складе, где создан акт списания.
«Всегда с рецептом» – составной продукт включается в спецификацию вместе со всеми своими ингредиентами,
«Ручной» – составной продукт включается в спецификацию без своих ингредиентов.
По результатам проводки акта списания по складу статус элемента спецификации может принимать следующие значения:
«ОК» – проводка элемента спецификации по складу успешно завершена.
«Не хватает остатка на складе» – проводка элемента спецификации не может быть завершена, так как складские остатки элемента спецификации меньше, чем требуется списать со склада. Этот статус устанавливается при выполнении следующих условий:
на складе, на котором составлен акт списания, введен контроль остатков,
акт списания ранее уже был проведен по складу,
объем продукта (элемента спецификации акта списания, относящегося к типу операций «Приход») был полностью или частично использован для расходной операции (расходный документ был проведен по складу),
изменение объема элемента спецификации акта списания, относящегося к типу операций «Приход», при корректировке документа приводит к появлению отрицательного остатка этого продукта.
Например, по акту списания № 57 на складе «Главная кладовая» было оприходовано 10 кг моркови. Акт списания проведен по складу.
Затем, по накладной перемещения № НП/81-ГК было израсходовано 8,5 кг моркови. Накладная перемещения также была проведена по складу.
При корректировке акта списания объем продукта был изменен на 8 кг. Так как на складе «Главная кладовая» осуществляется контроль остатков, то при проводке акта списания по складу элементу спецификации «Морковь» был присвоен статус «Не хватает остатка на складе».
«Зацикливание себестоимости» – себестоимость элемента спецификации не может быть рассчитана, так как документ, описывающий расход продукта, ссылается на документ, по которому продукт был оприходован. Одновременно с этим документ, описывающий приход продукта ссылается на документ, по которому продукт был израсходован.
«Родительский элемент не может быть приходом» – для составного продукта, включенного в спецификацию акта списания в качестве корневого элемента вместе с элементами рецепта был указан тип операции «Приход».
Акты списания продуктов со всех складов предприятия хранятся в списке документов .