Информация, хранящаяся и обрабатываемая в системе, представлена в виде таблиц элементов. В зависимости от назначения и свойств этих элементов в системе выделяются различные типы форм хранения данных: справочники, справочники настроек, списки, списки документов, протоколы и отчеты.

Справочники предназначены для ввода, хранения, отображения, редактирования и удаления данных в системе.

Справочники содержат информацию, которая вводится пользователями, а затем изменяется и дополняется ими в процессе работы с системой. Данные из справочников системы Tillypad XL Manager используются в других ее справочниках и списках, при работе системы Tillypad XL POS , при составлении контрольной и отчетной документации.

В начале работы с системой необходимо провести ее настройку, т.е. заполнить данными ряд справочников. Без заполнения справочников необходимой начальной информацией работа с ПАК Tillypad XL невозможна.

Данные справочников при удалении их пользователем не удаляются из системы безвозвратно, а помечаются как удаленные и не отображаются в таблицах элементов. С помощью корзины удалений эти элементы могут быть восстановлены.

Разновидностью справочников являются справочники настроек. Они служат для задания связей между различными справочниками системы. Отличие справочников настроек от остальных справочников состоит в том, что элементы из справочников настроек удаляются безвозвратно.

Списки предназначены для накопления данных, формируемых в процессе функционирования комплекса Tillypad XL. Списки пополняются данными как вручную, так и автоматически, элементы списков могут быть отредактированы. Данные из списков используются в других списках, а также при составлении отчетов.

Особым видом списков являются протоколы, которые в обычном режиме работы системы пополняются данными автоматически. Основной функцией протокола является хранение и отображение данных о результатах функционирования комплекса, протоколирование деятельности предприятия, но предусмотрена и возможность редактирования протоколов вручную.

Другим видом форм хранения данных в системе является список документов. Документы служат для фиксирования проводимых операций. Документы создаются и могут редактироваться пользователями. Документы могут иметь спецификации и статусы. В зависимости от статуса существуют особенности работы с документом и его спецификацией. Статусы и спецификации подробнее рассмотрены в разделе «Справочник со спецификацией» , а особенности редактирования и удаления – в разделе «Команды контекстного меню и соответствующие им операции» .

Особыми формами представления данных в системе являются отчеты. Отчеты – это документы, в которых собраны, структурированы и сохранены данные об итогах работы предприятия за определенный период. Отчеты предназначены для отображения информации, имеющейся в системе, в удобном виде для ее просмотра и анализа. В системе используются две разновидности отчетов: оперативные отчеты и настраиваемые отчеты.

Оперативные отчеты позволяют получать текущую информацию о деятельности предприятия. Вид оперативного отчета и правила его формирования заданы разработчиком и не могут быть изменены пользователем. Пользователь может создавать неограниченное число печатных представлений для каждого оперативного отчета

Настраиваемые отчеты позволяют пользователю самостоятельно создавать и изменять правила их формирования. Настраиваемые отчеты могут быть созданы пользователем как заново, так и на основе отчетов, уже имеющихся в системе. Предусмотрены типовые формы настраиваемых отчетов, которые поставляются вместе с системой. Эти отчеты являются системными объектами, они созданы разработчиком и не могут быть изменены пользователем. Но пользователь может создавать копии системных отчетов и использовать их для формирования своих отчетов.

Для вывода отчетов на печать используются печатные представления. Для получения требуемого вида документа, выводимого на печать, можно отредактировать макет печатного представления отчета средствами редактор (генератора отчетов) FastReport.

Данные из списков, протоколов, документов, отчетов удаляются безвозвратно.

Например, в системе Tillypad XL Manager форма хранения данных Единицы измерения прейскуранта является справочником. Данные в него вносятся пользователем в начале работы с системой и добавляются по мере необходимости, например, при расширении прейскуранта. Форма Торговые дни является списком. Т.к. при работе предприятия количество торговых дней с течением времени растет, все данные о торговых днях протоколируются системой, сохраняются в базе данных и накапливаются в этом списке. Форма Операции фискализации является протоколом. В него автоматически вносятся данные при проведении каждой фискализации оплаты. Форма Акты инвентаризации является списком документов. В него вносятся документы, составленные при проведении инвентаризаций на складах предприятия.

Типы структуры списков, протоколов, списков документов, отчетов, их окна, состав, команды, меню, приемы работы с ними и т.д. не отличаются от справочников (кроме операции удаления, при описании которой это будет отмечено особо). Поэтому далее будем говорить о справочниках, но все сказанное для справочников будет справедливо и для остальных форм хранения данных.