Элементы справочника могут быть разбиты на группы. Группы могут быть равноправными и иерархическими (подчиненными). Справочник, имеющий такую структуру, является справочником с группировкой.

Если группы представляют собой древовидную структуру, помещенную в таблицу, тогда группы могут содержать вложенные группы, или подгруппы. Такую структуру составляют, например, группы прейскуранта.

Каждая группа прейскуранта может иметь неограниченное количество вложенных групп. Группа прейскуранта, содержащая вложенные группы, является родительской группой для вложенных в нее групп (групп-потомков). Например, в справочнике Прейскурант родительская группа «Игры» включает подгруппы «Бильярд», «Боулинг», «Теннис», а подгруппа «Закуски» является родительской для вложенных в нее подгрупп «Горячие закуски», «Салаты» и «Холодные закуски»:

Другой разновидностью справочника с группировкой является структура с равноправными группами. В такой структуре ни одна группа не может содержать вложенных групп.

Например, в справочнике Типы оплаты все группы равноправны:

Окно просмотра любого справочника с группировкой содержит две части, каждая из которых содержит свою таблицу. Левая часть окна содержит группы элементов, а правая – элементы справочника, находящиеся в этих группах. Например, окно справочника Продукты разбито на две части: «Группы продуктов» и «Продукты в группе «…».

Две части окна взаимосвязаны: содержимое правой части окна зависит от выбора пользователем групп элементов справочника в левой его части. Например, если в левой части окна выбрать группу «Кондитерские изделия», то в правой появится соответствующая ей таблица «Продукты в группе "Кондитерские изделия"».

Для того чтобы просмотреть полный список элементов справочника с группировкой, нужно в структуре справочника выделить все имеющиеся группы (например, с помощью команды «Выделить все записи» из меню «Дополнительные функции» или комбинации клавиш Ctrl+A). При этом в таблице групп будут отображены все группы, включая вложенные, а в таблице элементов – все содержащиеся в группах элементы.

В справочнике с группировкой имеется два самостоятельных контекстных меню: для таблицы групп и таблицы элементов, т.к. команды можно выполнять как с группами, так и с элементами справочника. Для каждой из таблиц предусмотрено свое контекстное меню:

При удалении родительской группы удаляются все вложенные в нее подгруппы и элементы (все дерево элементов).

В остальном, функционирование справочника с группировкой ничем не отличается от функционирования простого справочника.