Инвентаризация – это операция сверки фактического наличия продуктов на складе с учетными данными. Инвентаризация является одним из основных элементов системы контроля товарных запасов предприятия и действий персонала.

Инвентаризация может быть полной или выборочной. При полной инвентаризации с учетными данными сверяют остатки всех продуктов на выбранном складе. А при выборочной инвентаризации с учетными данными сверяют только те продукты, которые пользователь включил в сличительную ведомость.

Операции инвентаризации продуктов на складах оформляются актами инвентаризации.

В акт инвентаризации вносят сведения о фактическом наличии продуктов на складе (заполняется сличительная ведомость). Эти фактические данные сверяют с объемами и количеством продуктов, числящимися по учету. На основании этой сверки выявляются недостачи и излишки продуктов, производится корректировка складских остатков продуктов.

В фактическую спецификацию (сличительную ведомость) акта инвентаризации вносят фактические остатки продуктов на складе на момент проведения инвентаризации. После обработки складским механизмом автоматически заполняется учетная спецификация акта инвентаризации.

При проведении полной инвентаризации в учетную спецификацию вносятся, во-первых, те продукты из сличительной ведомости, у которых обнаружены расхождения фактических и учетных объемов, и, во-вторых, все продукты, которые числятся по учету, но не были включены в сличительную ведомость.

А если производится частичная инвентаризация, то в учетную спецификацию вносятся только те продукты из сличительной ведомости, у которых обнаружены расхождения объемов с учетными данными.

Статус акта инвентаризации отражает текущее состояние документа. В отличие от других складских документов, статус акта инвентаризации может принимать одно из четырех значений:

Проводка акта инвентаризации проводится в два этапа: на первом формируется учетная спецификация, на втором – в учетные данные (складские остатки) вносятся изменения на основании учетной спецификации.

Статус «Не готов» присваивается акту инвентаризации при создании. Пока акт инвентаризации обладает этим статусом, пользователь может изменять его атрибуты, а также работать со сличительной ведомостью: добавлять в нее новые продукты, изменять атрибуты ранее внесенных продуктов, удалять их из сличительной ведомости.

Присвоение акту инвентаризации статуса «Оформлен» делает его недоступным для внесения изменений и обработки модулем складского учета. Этот статус позволяет зафиксировать текущее состояние документа до тех пор, пока это нужно пользователю.

После заполнения сличительной ведомости пользователь присваивает акту инвентаризации статус «Обработан». Документ становится доступным для обработки модулем складского учета. В результате обработки формируется спецификация (панель «Спецификация» ). В нее вносятся только те продукты, у которых выявлено расхождения между учетными данными и объемы, указанными в сличительной ведомости.

Пока акт инвентаризации обладает статусом «Обработан» в фактическую спецификацию можно вносить изменения. А элементы сличительной ведомости доступны только для просмотра.

Недостающие продукты будут списаны по себестоимости, а для приходуемых необходимо указывать приходные цены. После внесения цен на приходуемые продукты документ можно зарегистрировать.

После присвоения акту инвентаризации статуса «Зарегистрирован» документ становится доступным для проведения второго этапа проводки по складу. На этом этапе учетные объемы продуктов корректируются в соответствии с данными учетной спецификации (панель «Спецификация» ). Учетные объемы продуктов, подлежащих уменьшаются на величину объема, указанную в учетной спецификации. Учетные объемы продуктов, подлежащих оприходованию, - увеличиваются.

Если акту инвентаризации присвоен статус «Зарегистрирован», то его атрибуты не могут быть изменены, за исключением статуса самого документа. Элементы сличительной ведомости и учетной спецификации доступны только для просмотра.

Статус «Зарегистрирован» может быть непосредственно присвоен документу со статусом «Не готов». В этом случае автоматически формируется учетная спецификация (панель «Спецификация» ), а затем данные из этой спецификации используются для корректировки учетных объемов продуктов.

Для редактирования сличительной ведомости нужно вновь присвоить документу статус «Не готов». При этом «Спецификация» будет удалена. После внесения необходимых изменений можно вновь установить статус «Обработан», тогда «Спецификация» будет вновь создана в результате обработки данных складским механизмом.

Если пользователь удаляет акты инвентаризации из списка документов, то во время проводки этих документов по складу им присваивается статус «Удален».

Акты инвентаризации можно создавать на точке обслуживания (в программе Tillypad XL POS ). На точке обслуживания можно проводить только частичные инвентаризации. Перечень складов, на которых может быть проведена инвентаризация, определяется настройками прав доступа сотрудника, зарегистрировавшегося на точке обслуживания.

Продукты, входящие в спецификацию акта инвентаризации, также обладают статусами. Эти статусы устанавливаются автоматически, по результатам обработки документа модулем складского учета.

Статус элемента спецификации документа может принимать следующие значения:

Для работы с актами инвентаризации продуктов на складах используется список документов Акты инвентаризации .