Гостевой счет объединяет заказы клиента, сделанные им в течение одного посещения.

Обычно гостевой счет открывается при формировании первого заказа, принятого от клиента. При клубной системе обслуживания (в режиме Клуб - официант ) гостевой счет открывается в момент получения клиентом идентификатора (карты гостя, браслета и т.п.).

Если в течение одного посещения клиент делает несколько заказов, то новые заказы добавляются в его открытый счет.

Гостевой счет можно создать для одного клиента или для нескольких, если они обслуживаются вместе. При открытии счета на точке обслуживания, обычно указывают номер места размещения (столика, дорожки боулинга и т.п.) и количество гостей. В счете можно указать постоянного клиента своей или сторонней системы, предъявленный клиентом идентификатор. Для счета (а также заказа или элемента заказа) можно указать предоставляемую привилегию, добавить текстовый комментарий.

Гостевой счет можно разделить на два счета для раздельной оплаты заказов. Заказы двух разных счетов можно объединить в новом гостевом счете или перераспределить их между исходными счетами. Эти операции доступны только в программе Tillypad XL POS.

Для сопоставления гостевого счета клиенту, в счете указывается идентификатор клиента. Если в таком счете назначить или изменить привилегию, то значение присвоенного идентификатора не изменится.

В спецификацию гостевого счета можно включить дополнительные привилегии, которые учитываются при оплате заказов гостевого счета. Если работа с гостевым счетом проводится на точке обслуживания (в программе Tillypad XL POS), то при регистрации заказов гостевого счета автоматически рассчитываются скидки (наценки) по программам лояльности для всех привилегий (основной и дополнительных).

В гостевые счета можно автоматически добавлять заранее заданные элементы, например, плату за сервисное обслуживание, чаевые. Для этого нужно выполнить настройку автозаказа. Тогда при открытии нового счета в него отдельным заказом будут добавлены элементы автозаказа.

Для гостевых счетов можно применять лимит гостя – максимальную сумму неоплаченных гостем заказов. Лимит действует, если он установлен для подразделения или основной привилегии гостевого счета. Основная привилегия указывается в заголовке гостевого счета: это может быть привилегия самого счета или привилегия клиента, примененная к счету. Лимит, установленный для привилегии, приоритетнее лимита, используемого в подразделении.

Лимит действует и при создании нового счета, и при дозаказе. Лимит сравнивается с суммой гостевого счета за вычетом суммы оплаченных чеков по этому счету. Заказ сверх суммы лимита не может быть внесен в гостевой счет, при этом гостю будет предложено сначала оплатить предыдущие заказы.

После открытия гостевого счета элементы прейскуранта, запрошенные клиентом, вносят в один или несколько заказов. На основе заказов, включенных в гостевой счет, формируются пречеки и чеки. Посетителю выдаются распечатанные счета (пречеки), а после их оплаты – чеки. Закрытие гостевого счета производится после оплаты клиентом всех сделанных заказов. При оплате заказов учитываются все предусмотренные привилегии и установленные скидки, наценки и автозаказы. Если используется система баллов, то при регистрации заказов гостевого счета выполняются операции начисления и списания баллов.

Операции с гостевым счетом производятся на точке обслуживания. Работу с гостевыми счетами можно проводить в режимах Ресторан - официант , Фастфуд , Администратор , Клуб - официант , Клуб - кассир , Банкеты и Доставка . Например, официант ресторана на плане зала выбирает места размещения посетителей (указывает столик), открывает гостевой счет и вводит заказы. Далее система автоматически обрабатывает заказы, формирует марки на приготовление выбранных блюд и направляет их на производство. Готовые блюда (в заданном порядке, если указан курс) подаются посетителю. На фирменном бланке печатается итоговый счет, который и оплачивает клиент.

Гостевые счета используются и при обслуживании текущих посещений заведения клиентами, и при проведении заранее заказанных банкетов. Для проведения банкетов предназначен режим Банкеты . Работа с гостевым счетом в этом режиме состоит из двух этапов, которые разнесены по разным календарным и торговым дням. Счет создается при предварительном заказе, а открывается и закрывается в другой, в день проведения банкета.

При подаче предварительной заявки на проведение банкета клиенту создают гостевой счет со статусом «Подготовка» и устанавливают режим Банкет. Датой создания такого счета устанавливают текущую дату, а на панели «Банкет» указывают дату открытия счета - дату проведения банкета. До наступления даты банкета счет не отображается на точках обслуживания, а при ее наступлении – получает статус «Открыт» и выводится в списке открытых счетов.

При оформлении заявки в счет включают заказ и вносят в его спецификацию платежный элемент прейскуранта, позволяющий выполнить предоплату. При проведении банкета в этот же счет вносятся заказы клиента. По завершении банкета счет закрывают и производят окончательный расчет с клиентом. Оплата проводится в суммовом режиме.

Каждый гостевой счет в данный момент времени обладает каким-либо статусом. Статус гостевого счета зависит от стадии работы с ним.

Вновь созданный гостевой счет приобретает статус «Открыт». Гостевые счета, обладающие статусом «Открыт», можно просмотреть, отредактировать или удалить как на точках обслуживания (в программе Tillypad XL POS), так и на рабочем месте менеджера (в программе Tillypad XL Manager).

Когда все заказы гостевого счета закрыты, но еще не оплачены гостевой счет получает статус «В оплате».

После фискализации оплаты всех чеков, созданных на основе спецификации заказов данного гостевого счета, гостевому счету присваивается статус «Закрыт».

После присвоения статуса «Закрыт» гостевой счет доступен в режиме просмотра, разрешено только изменение его статуса.

Для разрешения на внесение изменений в атрибуты ранее закрытых гостевых счетов предусмотрен статус «Открыт для изменения».

Для каждого гостевого счета можно вызвать окно Удаленное наблюдение по гостевым счетам , содержащее таблицу со списком основных операций, проведенных с этим счетом. Если устройство, на котором проводились эти операции находилось под видеонаблюдением, то можно открыть окно удаленного просмотра и просмотреть видеозапись процесса проведения этих операций. Если операция проводилась на POS-терминале точки обслуживания, то можно просмотреть запись изображения с его экрана во время операции.

Перечень созданных в подразделениях предприятия гостевых счетов хранится в списке документов Гостевые счета. Список гостевых счетов в окне просмотра может быть выведен для одного из выбранных пользователем параметров: