Акты инвентаризации

Акты инвентаризации

История переиздания
16.11.2009
В описание контекстных меню добавлено вложенное меню «Статус».
22.12.2009
В список столбцов закладки «Сличительная ведомость» добавлен столбец «Склад".
11.08.2010
Добавлено описание карточек «Новые акты инвентаризации» и «Новые элементы сличительной ведомости акта инвентаризации». Добавлено описание условий доступности команд в контекстных меню. Добавлено описание назначения полей в карточках.
12.04.2011
Закладки карточек преобразованы в панели.
13.03.2012
В таблицу элементов списка документов добавлен столбец «Системный». В контекстное меню включена команда «Создать на основе», позволяющая добавить новую инвентаризацию, используя данные из ранее сохраненных документов или из оперативного отчета Остатки.
11.02.2013
Из спецификации исключено поле «Статус». Для элемента спецификации выводится только статус по складу. Поле «Скалькулировано» переименовано в «Подтверждено».
15.01.2014
В контекстное меню сличительной ведомости добавлены команды для последовательного добавления элементов из справочника Продукты и из оперативного отчета Остатки.
19.08.2014
В карточке «Акт инвентаризации» добавлено поле «Номер ТТН», а в карточке «Элемент спецификации акта инвентаризации» - панель «Алкогольная декларация». Эти элементы выводятся, если в программе Tillypad XL Manager доступна работа с алкогольными декларациями.
08.09.2014
Панель «Алкогольная продукция» выводится только в карточках излишествующих элементов спецификации актов инвентаризации.
07.10.2014

Инвентаризация – это операция сверки фактического наличия продуктов на складе с учетными данными. Инвентаризация является одним из основных элементов системы контроля товарных запасов предприятия и действий персонала.

Инвентаризация может быть полной или выборочной. При полной инвентаризации с учетными данными сверяют остатки всех продуктов на выбранном складе. А при выборочной инвентаризации с учетными данными сверяют только те продукты, которые пользователь включил в сличительную ведомость.

Операции инвентаризации продуктов на складах оформляются актами инвентаризации.

В акт инвентаризации вносят сведения о фактическом наличии продуктов на складе (заполняется сличительная ведомость). Эти фактические данные сверяют с объемами и количеством продуктов, числящимися по учету. На основании этой сверки выявляются недостачи и излишки продуктов, производится корректировка складских остатков продуктов.

В фактическую спецификацию (сличительную ведомость) акта инвентаризации вносят фактические остатки продуктов на складе на момент проведения инвентаризации. После обработки модулем складского учета автоматически заполняется учетная спецификация акта инвентаризации.

При проведении полной инвентаризации в учетную спецификацию вносятся, во-первых, те продукты из сличительной ведомости, у которых обнаружены расхождения фактических и учетных объемов, и, во-вторых, все продукты, которые числятся по учету, но не были включены в сличительную ведомость.

А если производится выборочная инвентаризация, то в учетную спецификацию вносятся только те продукты из сличительной ведомости, у которых обнаружены расхождения объемов с учетными данными.

Статус акта инвентаризации отражает текущее состояние документа. В отличие от других складских документов, статус акта инвентаризации может принимать одно из четырех значений:

  • «Не готов» – документ доступен для внесения изменений.

  • «Оформлен» – документ временно недоступен для внесения изменений и недоступен для проводки по складу.

  • «Обработан» – документ доступен для обработки сличительной ведомости, в документе заполнена и доступна для изменения учетная спецификация.

  • «Зарегистрирован» – документ недоступен для внесения изменений, доступен для проводки по складу.

Проводка акта инвентаризации проводится в два этапа: на первом формируется учетная спецификация, на втором – в учетные данные (складские остатки) вносятся изменения на основании учетной спецификации.

Рисунок 7.173. Полная последовательность операций, выполняемых с актом инвентаризации пользователем


Статус «Не готов» присваивается акту инвентаризации при создании. Пока акт инвентаризации обладает этим статусом, пользователь может изменять его атрибуты, а также работать со сличительной ведомостью: добавлять в нее новые продукты, изменять атрибуты ранее внесенных продуктов, удалять их из сличительной ведомости.

Присвоение акту инвентаризации статуса «Оформлен» делает его недоступным для внесения изменений и обработки модулем складского учета. Этот статус позволяет зафиксировать текущее состояние документа до тех пор, пока это нужно пользователю.

После заполнения сличительной ведомости пользователь присваивает акту инвентаризации статус «Обработан». Документ становится доступным для обработки модулем складского учета. В результате обработки формируется спецификация. В нее вносятся только те продукты, у которых выявлены расхождения между учетными данными и объемами, указанными в сличительной ведомости.

Пока акт инвентаризации обладает статусом «Обработан» в фактическую спецификацию можно вносить изменения. А элементы сличительной ведомости доступны только для просмотра.

Недостающие продукты будут списаны по себестоимости, а для приходуемых необходимо указывать приходные цены. После внесения цен на приходуемые продукты документ можно зарегистрировать.

После присвоения акту инвентаризации статуса «Зарегистрирован» документ становится доступным для проведения второго этапа проводки по складу. На этом этапе учетные объемы продуктов корректируются в соответствии с данными учетной спецификации. Учетные объемы продуктов, подлежащих списанию, уменьшаются на величину объема, указанную в учетной спецификации. Учетные объемы продуктов, подлежащих оприходованию - увеличиваются.

Если акту инвентаризации присвоен статус «Зарегистрирован», то его атрибуты не могут быть изменены, за исключением статуса самого документа. Элементы сличительной ведомости и учетной спецификации доступны только для просмотра.

Статус «Зарегистрирован» может быть непосредственно присвоен документу со статусом «Не готов». В этом случае автоматически формируется учетная спецификация (панель «Спецификация» ), а затем данные из этой спецификации используются для корректировки учетных объемов продуктов.

Рисунок 7.174. Процесс обработки акта инвентаризации без внесения изменений в учетную спецификацию


Для редактирования сличительной ведомости нужно вновь присвоить документу статус «Не готов». При этом «Спецификация» будет удалена. После внесения необходимых изменений можно вновь установить статус «Обработан», тогда «Спецификация» будет вновь создана в результате обработки данных складским механизмом.

Если пользователь удаляет акты инвентаризации из списка документов, то во время проводки этих документов по складу им присваивается статус «Удален».

Акты инвентаризации можно создавать на точке обслуживания (в программе Tillypad XL POS). На точке обслуживания можно проводить только частичные инвентаризации. Перечень складов, на которых может быть проведена инвентаризация, определяется настройками прав доступа сотрудника, зарегистрировавшегося на точке обслуживания.

Продукты, входящие в спецификацию акта инвентаризации, также обладают статусами. Эти статусы устанавливаются автоматически, по результатам обработки документа модулем складского учета.

Статус элемента спецификации документа может принимать следующие значения:

  • «ОК» – устанавливается в результате успешной обработки.

  • «Необходимо ввести сумму прихода» – устанавливается, если не была указана стоимость приходуемых продуктов.

  • «Не хватает остатка на складе» – устанавливается, если складские остатки продукта меньше, чем указано в спецификации акта инвентаризации.

  • «С момента последней обработки значение учетного остатка изменилось» – устанавливается в случае изменения складских остатков продукта в процессе проводки документа по складу.

Для работы с актами инвентаризации продуктов на складах используется список документов Акты инвентаризации .