При управлении складскими запасами продуктов в заведении используются закупки. Они позволяют обеспечивать бесперебойную поставку продуктов, используемых в производстве блюд, и товаров. Для регулярных поставок продуктов закупки можно осуществлять на плановой основе, а для обеспечения внеплановых мероприятий, например, для проведения банкетов или для обслуживания корпоративных мероприятий – по оперативным заявкам.

В зависимости от структуры конкретного заведения и принятых способов управления складскими запасами могут использоваться две различные модели: с использованием первичных заявок со склада и с непосредственным формированием заявок поставщикам менеджерами по закупкам. Обе эти модели можно использовать совместно.

Первую из них можно использовать, когда менеджерам по закупкам для принятия решения о закупках продуктов необходима дополнительная информация со складов, например, в сетевых заведениях с централизованным снабжением филиалов продуктами.

В этом случае на складе оформляются первичные заявки, которые рассматриваются менеджером по закупкам. На основании этих документов составляется заявка поставщику. Продукты, внесенные в первичную заявку, можно выбрать в списке активных закупок. В заявку поставщику можно включить и продукты, которые не были указаны в первичных заявках. Эта заявка согласовывается с поставщиком.

Вторая - когда менеджеры по закупкам способны самостоятельно оценивать потребность в закупках продуктов без получения дополнительной информации со складов.

В этом случае заявки непосредственно формируются менеджерами по закупкам и отправляются на согласование поставщику.

После включения всех необходимых продуктов заявка согласуется с поставщиком.

При поступлении продуктов на основании согласованных с поставщиком заявок можно составить приходные накладные. При этом продукты из спецификации заявки поставщику будут автоматически перенесены в спецификацию создаваемой приходной накладной.

Если заявка была полностью или частично отклонена поставщиком, можно составить новые заявки для того же самого партнера или для другого поставщика.