Архивирование базы данных

В процессе работы в базу данных включаются новые и новые документы. Вместе с тем увеличивается и объем базы данных и, одновременно, требуется больше времени для выполнения запросов. Чтобы сделать более комфортной работу с базой данных рекомендуется время от времени переносить в архив более старые и менее нужные сведения.

Перенести часть записей рабочей базы данных в архивную базу данных можно в окне «Архивация».

Окно операции можно открыть из главного меню: Сервис→Дополнительно→Архивация.

Рисунок 182. Окно «Архивация»

Как документы и объекты сохраняются в архивной базе данных?

Документы и объекты базы данных	Способ архивации
Товарно-транспортные накладные, акты списания, перемещения, акты постановки на баланс, инвентаризации, акты фиксации марок и акты отмены фиксации марок	В архивную базу перемещаются все документы c финальным статусом, дата которых меньше даты обрезки.
Остатки по оптовому складу, остатки по торговому залу	В архивную базу перемещаются все остатки на даты позднее даты обрезки.
Справки РФУ1 и РФУ2, запросы РФУ1 и РФУ2, запросы марок	В текущей и в архивной базе остаются все продукты, РФУ1 и РФУ2, находящиеся на оптовом складе на дату архивации или ближайшую предыдущую даты. Из текущей базы удаляются все продукты и справки РФУ1 и РФУ2, которые были получены по накладным до даты архивации. Для РФУ2 это определяется это по дате товарно-транспортной накладной, для РФУ1 - по ссылке из РФУ2, для продукта - по ссылке из РФУ2. Из архивной базы удаляются все продукты, РФУ1 и РФУ2, полученные по накладным после даты архивации и не указанные в пункте 1. Запросы РФУ1 и РФУ2 удаляются вместе с удалением записи по справке из соответствующей базы. Запросы марок из текущей рабочей базы удаляются полностью.
Новые продажи, Журнал продаж	Перемещаются записи журнала продаж, которые: ссылаются на акт списания с датой до даты обрезки, имеют статус «Обработано» и дату открытия (OpenBottles.ob_DateOpened) до даты обрезки.
Отмена вскрытия бутылки	Перемещаются все данные, ссылающиеся на записи журнала продаж из пункта выше.
Журнал обмена с УТМ	Перемещаются все ответы и запросы по перемещаемым документам. Цепочки по документам с нефинальным статусом остаются в рабочей базе данных.
Квитанции	Если квитанции не используются, их можно удалять без перемещения в архивную базу данных.
Марки	Сведения о марках включают в себя ссылки на типы документа списания (акты списания и расходные накладные), коды документов и даты выхода марки из оборота. Если марке не назначен документ списания, для нее прописывается псевдо-документ выбытия, например ответ на запрос о марках по РФУ2.

Как выбрать, за какой период нужно переместить данные в архивную базу данных?

Период, за который нужно переместить данные рабочей базы данных в архивную, определяется датой завершения этого периода. Эта дата включается в выбранный период. Дату окончания периода для архивирования данных нужно указать в поле Архивировать данные, полученные до.

Как выбрать имя файла для архивной базы данных?

При архивировании рабочей базы данных нужно выбрать имя файла, в котором будет сохранена архивная база данных. Его нужно ввести в поле Файл архива сохранять как.

Если выбрать ранее созданный файл архива, слева от поля будет выведен значок предупреждения о выборе ранее созданного файла с архивом базы данных.

Рисунок 183. Сообщение об ошибке выбора имени файла для архива

Как выбрать типы документов для архивации?

На панели «Типы данных для архивации» выводится список типов документов, которые можно сохранить в архивной базе данных.

Разрешить или запретить перенос в архивную базу данных документов выбранного типа можно по команде Включить или Выключить, соответственно.

Как происходит архивация базы данных?

После ввода даты отсечки и имени файла, а также выбора типов документов для архивации нажмите на кнопку «ОК». В результате окно «Архивация» закрывается и начинается запись данных в архивную базу данных. Процесс архивации иллюстрируется прогресс-индикатором.

Рисунок 184. Процесс формирования архива

Когда архивная база данных сформирована, выводится окно с информацией об успешной архивации данных.

Рисунок 185. Результат создания архивной базы данных