Учетные остатки формирует системная задача Процесс расчета себестоимости при проводке документов по складу. Расхождения между ними и фактическим остатками могут возникать по многим причинам: не оформлены приходно-расходные документы, документы оформлены, но еще не проведены и так далее. Чтобы убрать эти расхождения, а также для контроля за использованием продуктов на складе проводят инвентаризации.

При частичной инвентаризации сверяются учетные и фактические остатки только продуктов из сличительной ведомости акта инвентаризации. Частичные инвентаризации обрабатываются быстро и не так требовательны к ресурсам.

Заполнить сличительную ведомость акта инвентаризации, то есть ввести фактическое наличие продуктов можно в программе Tillypad Manager, в карточке акта инвентаризации или в режиме Инвентаризация программы Tillypad POS.

Жизненный цикл акта инвентаризации проходит в несколько этапов: от создания до регистрации и проводки по складу, а иногда и до безвозвратного удаления из списка. Каждому этапу соответствует один из статусов акта инвентаризации: «Не готов», «Оформлен», «Обработан», «Зарегистрирован».

Новый акт инвентаризации получает статус «Не готов». Документы со статусом «Не готов» можно просматривать, редактировать и удалять из списка.

После присвоения статусов «Оформлен» документ становится недоступным для редактирования и удаления. Можно только просматривать документ.

В документе со статусом «Обработан» заполнена и доступна для изменения учетная спецификация, то есть список выявленных расхождений между учетными и фактическими остатками продуктов. Документ доступен для обработки сличительной ведомости.

Получение статуса «Зарегистрирован» делает акт инвентаризации недоступным для внесения изменений и доступным для проводки по складу.

При удалении из списка акт инвентаризации автоматически получает статус «Удален».

Акт инвентаризации проводится в два этапа: на первом этапе формируется учетная спецификация, а во время второго - складские остатки корректируются по данным из спецификации.

Документ обрабатывает системная задача Процесс расчета себестоимости . Если проводка прошла успешно, на складе увеличиваются или уменьшаются остатки тех продуктов, у которых были выявлены расхождения между учетными данными и фактическими остатками.

При проводке по складу документ получает статусы, показывающие состояние процесса и результаты обработки документа: «ОК», «Проводится», «Проведен с предупреждениями», «Ошибка проведения», «Изменение документа в закрытом складском периоде».

Статус «ОК» назначается, если документ успешно проведен по складу.

Статус «Проводится» назначается, если проводка документа еще не завершена.

Статус «Проведен с предупреждениями» назначается в том случае, когда себестоимость продуктов, включенных в спецификации документа, не была корректно рассчитана из-за зацикливания себестоимости.

Этот статус устанавливается и при сохранении акта со статусом «Обработан», если каким-либо элементам его спецификации был присвоен статус «Необходимо ввести сумму прихода» или «С момента последней обработки значение учетного остатка изменилось».

Статус «Ошибка проведения» назначается при обнаружении ошибки при проводке документа по складу.

Статус «Изменение документа в закрытом складском периоде» устанавливается при попытке проведения по складу документа из закрытого складского периода.

Продукты из спецификации акта инвентаризации (позиции акта инвентаризации) автоматически получают статусы по результатам проводки документа по складу.

Позиции акта инвентаризации могут получить статусы:

Продукт можно включить в спецификацию акта инвентаризации как самостоятельный элемент или как дочерний элемент, то есть ингредиент составного продукта.

У самостоятельного элемента спецификации указывают объем, цену и ставку НДС. А у дочернего элемента - исходный объем, потери при холодной и горячей обработке и объем выхода.

Об ошибках проведения акта инвентаризации сообщают статусы документа по складу и статусы его элементов спецификации.

Документ может получить статусы «Изменение документа в закрытом складском периоде», «Проведен с предупреждениями» или «Ошибка проведения».

Элементу спецификации могут быть назначены статусы «Зацикливание себестоимости», «Необходимо ввести сумму прихода», «Не хватает остатка на складе» и «С момента последней обработки значение учетного остатка изменилось».

Попытка проводки документа из закрытого складского периода

При проводке по складу акту инвентаризации присвоен статус по складу «Изменение документа в закрытом складском периоде».

Зацикливание при расчете себестоимости элемента спецификации

При проводке по складу акту инвентаризации был присвоен статус по складу «Проведен с предупреждениями», а одному или нескольким элементам его спецификации - статус «Зацикливание себестоимости».

Изменились учетные остатки после последней обработки акта инвентаризации

При проводке по складу акту инвентаризации был присвоен статус по складу «Ошибка проведения», а одному или нескольким элементам его спецификации - статус «С момента последней обработки значение учетного остатка изменилось».

Нет цены закупки у элемента спецификации

При проводке по складу акту инвентаризации был присвоен статус по складу «Ошибка проведения», а одному или нескольким элементам его спецификации - статус «Необходимо ввести сумму прихода».

Остатков продукта недостаточно для выполнения расходной операции

При проводке по складу акту инвентаризации был присвоен статус по складу «Ошибка проведения», а одному или нескольким элементам его спецификации - статус «Не хватает остатка на складе».